実体験からもしもの時に慌てないよう事前準備↓をしておくことをおすすめします

このブログの目指すところをこちらにまとめてみました。

段取りの悪い人は事あるごとに「大至急！」

　先日のブログでもご紹介した本「ダンドリと予定の立て方」について、もう少し読んだ感想を書いてみたいと思います。

 

　「段取り」をすることは仕事であっても、遊びであっても、何か行動するには基本中の基本のこと。また「段取り八分」というくらい事前の準備が物事の成功率８割、いや９割５分を決めると言っても過言ではないでしょう。このブログでもタスクを箇条書きに書き出して、一つづつ出来ることから消して効率の良い順序やタスク漏れが無いようにという私の方法をお伝えしていたりします。


　こちらの本を読んで一番印象に残った一文を。

 

「ダンドリの悪い人は、先を読んだ仕事の進め方ができないので、

いつも突然に大至急と依頼します。」

 

　若かりし自分を思い返すとその通りだったと思います。小学生の頃、

  • 明日体育の授業があるのに体操着を忘れて一人だけ普段着で授業受けた
  • 給食当番で白衣を金曜日になっても持ち帰ることを忘れて次週も当番した
  • 待ち合わせ時間にやっと家を出たりして遅刻魔だった
  • 部屋は汚部屋でいつも探しものに時間がかかっていた

など、その後の中学生以降になっても思い返せばまだまだあるだろうというくらい「段取り、事前準備、確認」を面倒くさいからと後回しして、いつも当日朝になって「大至急！」と慌てていた１０代でした（笑）。


段取り重視に気付いた２０代

　１０代のころは「本を読む」という習慣は全くもってなく、それゆえ段取りや考え方、ボキャブラリーも低かったと思います。それゆえ国語の点数が低かったのかもしれませんね。

 

　そんな私も２０代前半から自己啓発書を読むようになりました。きっかけはいくつかありますが、その中でもこちらの本を読んでたくさん読んだほうが良いということを教わりました。


　さらに同じ著者のこちらの本で、


「面倒くさいことを後回しにすると、もっと面倒くさくなる」

 

ということを教わりました。その後も積極的に書籍、音声、ＤＶＤ、セミナー参加によって決断力と行動力も増してきました。


仕事であった残念！モッタイナイ！！事例

　先日私の仕事でトラブルが有りました。私の担当している案件ではなく、ある担当者の案件です。何がいけないのかと困った様子。あまり直接的に言うことができないのですが、私はズバリ

 

「段取りが悪いから」

 

と思っていました。たとえば、

  • 準備を当日朝になって依頼することがよくある
  • 依頼する際に５Ｗ３Ｈ（なぜ、いつ、どこで、なにを、どのくらい、どのように、いくらで）を伝えず、ただ依頼したいことを言う
  • その結果問い合わせのやり取りが増える
  • その結果時間がかかる
  • お客様への連絡を事前に、こまめにしていない
  • 机上がいつも散らかっている
  • ＰＣの机の上であるデスクトップ画面がフォルダーやアプリのショートカットでいっぱい
  • 自分＆人から借りたモノや道具をすぐに元の場所へ返せない

ということがあります。

 

　私は別にダメ出しをしたいわけではありません。逆にその担当者は営業力あり、行動力ありと素晴らしい一面があります。それゆえ、段取りや事前準備がしっかりしていればもっと時間や費用の無駄のない、効率的な仕事が出来るのにモッタイナイと思っているほどです。


基本に戻ってみるって大事

　何かトラブルがあったら今一度基本的なこと、つまりは段取りや事前準備不足がなかったかを疑ったほうが良いと思います。ましてや自分が上の立場、責任者であればなおさらです。

  • メールを送信後、それを先方が確認したかどうか
  • 日時に間違いがないか
  • 日程に無理がないか
  • 指定した商品に間違いがないか
  • 個数に間違いがないか

などが相手にもしっかりと共有して段取りが行き渡っているかです。

 

　トラブルが起きてから、

「Ａさんが●●をしなかったからだ！」
「Ｂ社が●●を期日を間に合わせなかったからだ！」
「Ｃの段取りが悪かったからだ！」

とどうのこうの言っていても、起こってしまったことは仕方ありません。すぐに対処して、できるだけ穏便に早急に解決をしましょう。そして「今回はやってしまったけれど、今後同じような失敗をしないよう（反面教師的な）教えを得た」と前向きになって次へと繋げましょう。

 

　元来オッチョコチョイで要領の悪い私自身も、いろいろと失敗をして「次は絶対に同じ目には遭わない！」という経験を積み重ね、また自己啓発書や周囲の方々にお世話になりながら、先を予想して段取りすることがやっと（笑）出来るようになってきました。

 

　今日でGWも終わり。小学生の時に時間割見て準備することを教わった「段取りと予定の立て方」。基本に戻って再確認してみませんか。



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